Gestion de Crise d'Équipe

Prototypage, Tests Utilisateurs et Gestion de Crise d'Équipe – Le Projet SSUE MMR

Compétence(s) principale(s) illustrée(s) : Ce projet a été une occasion majeure de développer et de mettre en pratique des compétences clés du référentiel Innokick, notamment C4 (Prototypage), B5 (Test et validation d'hypothèses), A5 (Évaluation et optimisation), et de manière particulièrement saillante, A2 (Gestion des divergences et facilitation) et A6 (Communication efficace) face à une dynamique d'équipe complexe. Des éléments de C5 (Évaluation des risques et impacts) ont également été abordés.

I. Introduction et Contexte du Projet

Au cours du dernier mois, l'équipe InnoKick SSUE MMR s'est véritablement lancée dans le prototypage de solutions pour une retraite de bien-être où l'on améliore ses performances en apprenant sur ses "action types". L'objectif était de rencontrer nos stakeholders, de designer un programme et, surtout, de tester certains exercices avec des clients potentiels. Le SSUE – une joint-venture entre l'EPFL et l'UNIL – possède la technologie la plus pointue pour analyser le mouvement des athlètes d'élite. Grâce à une analyse minutieuse, ils utilisent des méthodes scientifiquement prouvées pour comprendre les "action types" et donner des pistes spécifiques d'amélioration. Après avoir validé cette technologie avec des athlètes d'élite comme Nadal et Messi, l'équipe du SSUE a réalisé que son applicabilité s'étendait bien au-delà du sport, pouvant aider les cadres, les étudiants, et quasiment n'importe qui à s'améliorer. Mon implication, en tant qu'étudiant à temps partiel, a été progressive, culminant dans la phase de prototypage, de test et de préparation de la présentation finale.

II. Situation (avant et pendant le projet)

Le projet SSUE MMR a démarré en septembre par une phase d'empathie et de définition du problème à résoudre. Étant étudiant à temps partiel, j'ai été partiellement impliqué dans les premières étapes de ce groupe. J'ai notamment participé à un exercice de "stakeholder mapping", où nous avons cartographié tous les stakeholders (commerciaux, gouvernementaux, éducatifs, médicaux, etc.) de l'unité SSUE, ainsi que leur importance respective via un mapping Intérêt/Influence. Le principal problème identifié était l'accès à cette technologie et à ces analyses : bien que notre stakeholder n'ait jamais divulgué de chiffres précis sur le coût, on l'estime entre 25 000 et 100 000 CHF, ce qui n'est accessible qu'à une fraction du public potentiel. Les stakeholders s'en sont rendu compte et se sont tournés vers InnoKick pour trouver un moyen de démocratiser cette technologie.

Lorsque le projet MMR a été sélectionné pour la phase de prototypage, la phase d'intégration des étudiants à temps partiel a commencé. Bien que je n'aie pas participé directement à la sélection initiale du projet, j'avais auparavant apporté un soutien informel aux membres de l'équipe à plein temps qui naviguaient des défis de communication interne. Cependant, pendant le processus de formation du groupe, l'absence d'une procédure claire et préalablement convenue pour affecter les étudiants à temps partiel a conduit à un malentendu important. Des suppositions ont été faites sans discussion collective, ce qui a eu pour conséquence qu'un autre étudiant s'est senti exclu et a créé des frictions considérables dans l'équipe, nécessitant un effort substantiel pour les résoudre. Cette situation a mis en évidence une lacune critique dans le processus. Gérer ce conflit interpersonnel inattendu a été exigeant, un défi amplifié par mon autisme. Plus important encore, cela a servi de leçon imprévue mais précieuse pour toute l'équipe sur la nécessité d'un alignement explicite et de protocoles de communication transparents, en particulier pendant les transitions ou les restructurations d'équipe. Cela a constitué une forme de réflexion métacognitive et critique (A5) sur nos propres performances d'équipe avant même de nous lancer dans les tests utilisateurs.

La semaine suivante, nous avons réellement démarré avec l'équipe InnoKick SSUE MMR. Nous avons commencé par une visite des installations du SSUE pour rencontrer les stakeholders, notamment Stephan – le directeur du SSUE, auteur publié et plein d'énergie – qui a passé 30 minutes avec nous à nous expliquer ce que sont les "action types" et comment on peut apprendre sur soi-même par le mouvement. Ce qui est curieux avec le mouvement, c'est que contrairement à un examen écrit ou oral, on ne peut pas tricher. Grâce à une série d'exercices, nous avons découvert ensemble comment un simple ensemble d'exercices et des compétences d'observation aiguisées peuvent aider à dresser le profil d'une personne. J'ai été humble de voir qu'on n'a pas réellement besoin d'une installation à plusieurs millions de dollars pour atteindre cette performance ; ce qui compte le plus, c'est l'œil vif d'un observateur qui effectue un test bien défini (B5). Forts de cet apprentissage, nous sommes retournés à InnoKick et avons commencé à designer ce qu'on aimerait prototyper. Nous avons "jammé" sur quelques idées, en commençant par les fondamentaux, et nous nous sommes alignés sur une retraite visant les entreprises désireuses d'améliorer les performances de leurs équipes. En créant un "service blueprint", nous avons cartographié le parcours utilisateur.

III. Problème(s) / Défi(s) Rencontrés

• Prototypage Numérique (C4) : Après quelques jours immergés dans ce monde, je me suis assis et j'ai monté un wireframe de ce à quoi cette expérience pourrait ressembler. Ce qui m'a surpris, c'est la rapidité avec laquelle nous avons pu le monter. J'ai esquissé les flux clés en quelques minutes, peut-être 30 minutes au total. Après une discussion rapide avec le groupe, j'y ai repassé 30-45 minutes dans le train. La semaine suivante, la présentation de ce wireframe aux professeurs a été un succès immédiat, ce qui a surpris et même frustré certains membres de l'équipe qui avaient l'impression que leurs efforts précédents n'avaient pas été aussi positivement évalués. Moi, j'étais très excité par cette validation. Parallèlement, un autre coéquipier a commencé à designer un prototype dans Figma. S'étant plongé dans des tutoriels avancés, il est un peu tombé dans le piège de vouloir utiliser des fonctionnalités complexes (composants, variables, variantes) dès sa première utilisation. Je suis intervenu rapidement pour lui suggérer de simplifier son approche en utilisant des éléments de base (cadres, texte, lignes), ce qui l'a débloqué.

• Prototypage Tangible (C4) : Nous avons aussi monté des prototypes tangibles que j'ai designés dans Illustrator. Tout comme avec les wireframes, le design de cette carte a été très rapide, illustrant comment une immersion et des discussions approfondies en amont permettent une exécution claire et rapide. J'ai décidé qu'il serait préférable de découper cette carte au laser. Je suis donc descendu dans un atelier auquel j'avais déjà accès, j'ai mis en route la machine et découpé un prototype dans un matériau noir translucide, choisi ensemble pour son aspect "premium", presque comme un passeport numérique pour la retraite.

• Tests et Communication Éthique (B5, C5, A6) : La semaine suivante, nous avons effectué des tests avec les exercices que nous avions designés. Nous avons aménagé la salle de réunion d'InnoKick pour créer une ambiance de spa de luxe (fleurs, diffuseur d'arômes, séparations en carton). Les participants passaient 10 à 15 minutes à faire les exercices, et nous notions leurs réponses. Un petit hic est survenu concernant la communication : nous avions initialement mis en avant que la méthode était développée par l'EPFL et l'UNIL. Nos professeurs sont intervenus pour nous faire préciser que, bien que basée sur la recherche, nos exercices simplifiés n'étaient pas scientifiquement fondés. Il a donc fallu donner cet avertissement à tous nos participants – une étape cruciale pour évaluer les risques et intégrer les dimensions d'éthique (C5).

• Crise de Dynamique d'Équipe (A2, A6) : Le défi le plus important est survenu la veille de la présentation finale. J'avais pris en charge la création de la présentation, en commençant par un croquis revu collectivement le lundi lors d'un déjeuner convivial. Le mercredi après-midi, j'avais travaillé avec un membre de l'équipe pour affiner les détails. Cependant, lors de notre revue finale à trois le jeudi à 17h, une divergence fondamentale est apparue entre mes deux coéquipiers concernant le rapport écrit, qui servait de base à la présentation. L'une n'était pas du tout d'accord avec l'autre. J'avais suivi la structure du rapport, tentant de lisser une transition abrupte entre deux parties, pensant que la première couvrait le prototypage et la seconde, le modèle adopté. J'ai alors découvert que ces deux parties avaient été rédigées par deux personnes différentes, sans concertation ni relecture croisée. Mon optimisation du temps en tant qu'étudiant à temps partiel m'avait fait manquer les signaux de cette divergence. La situation s'est tendue : la personne ayant rédigé la première partie a quitté notre réunion. Durant la nuit, des romans entiers ont été échangés sur notre groupe WhatsApp. Au réveil, j'ai découvert des dizaines de messages très longs. L'une des personnes m'a contacté directement pour m'imposer des diapositives qu'elle voulait présenter, axées sur sa recherche scientifique rigoureuse et sa méthodologie.

IV. Ressources Mobilisées

• L'expertise de Stephan et du SSUE.

• Les compétences variées de l'équipe InnoKick.

• Les outils de prototypage : Figma, Illustrator, découpeuse laser.

• Les retours et conseils des professeurs.

• Mes compétences personnelles (issues du contrat d'apprentissage) : ma capacité à réaliser des wireframes rapidement, mon expérience en gestion de projet et en travail sous pression, mon aisance à l'oral (mise à l'épreuve lors de la crise), et mon mode d'apprentissage expérimental qui a été pleinement sollicité.

• Pour la gestion de crise : mon expérience passée en gestion de situations tendues et ma capacité à chercher des solutions diplomatiques.

V. Actions Mises en Place

• Prototypage (C4) : Réalisation rapide de wireframes, conception et fabrication au laser de cartes physiques "premium". Intervention pour simplifier l'approche d'un coéquipier sur Figma.

• Tests utilisateurs (B5) : Conception d'exercices, création d'un environnement de test immersif, recrutement de participants, réalisation des tests, collecte de feedback, et ajustement de la communication pour inclure l'avertissement éthique.

• Gestion de la crise d'équipe (A2, A6) : Face au désaccord profond et à la tension palpable, j'ai tenté de maintenir une posture de médiateur. J'ai écouté les frustrations exprimées. Sous la pression de l'échéance et sentant qu'il n'y avait pas de possibilité de négocier en si peu de temps, j'ai pris la décision d'intégrer les diapositives imposées par l'une des coéquipières pour éviter une confrontation ouverte et permettre que la présentation ait lieu. J'ai travaillé jusqu'à la dernière minute (littéralement 30 secondes avant notre passage) pour essayer de créer une cohérence minimale dans la structure finale.

VI. Résultats Obtenus (et Écarts)

• Prototypes et tests : Nous avons réussi à prototyper des éléments clés de la retraite et à mener des tests utilisateurs. Le feedback reçu était super positif, certains participants nous ont même dit qu'ils avaient découvert des aspects d'eux-mêmes qu'ils n'avaient jamais vus auparavant. Ces tests ont permis d'identifier des axes d'amélioration (A5), comme le fait qu'il serait préférable d'avoir plus d'éléments visuels (par exemple, un iPad pour accueillir les participants de manière moins frontale) et de valider certaines hypothèses (B5).

• Présentation finale : Malgré la crise interne majeure, la présentation a pu avoir lieu. Elle s'est déroulée correctement compte tenu du contexte, mais elle était beaucoup trop longue en raison des ajouts de dernière minute et manquait inévitablement de la fluidité et de la conviction qu'elle aurait pu avoir sans ces tensions.

• Apprentissages sur la dynamique d'équipe : Le résultat le plus significatif, bien qu'inattendu et difficile, a été la mise à l'épreuve et la révélation des failles dans notre fonctionnement d'équipe, ainsi que les leçons tirées de la gestion de cette crise.

L'écart principal par rapport à ce qui était attendu a été cette crise de dernière minute qui a profondément impacté la qualité de la préparation de la présentation finale et le bien-être général de l'équipe.

VII. Réflexion Approfondie et Apprentissages (Regards Réflexifs)

• Regard Technique (Prototypage C4, Test B5) :
  L'exercice de prototypage du wireframe a été une réussite en termes de rapidité et d'alignement avec les attentes. L'accompagnement de mon collègue sur Figma a permis de transmettre une approche plus pragmatique. Les tests utilisateurs, bien menés, ont fourni des informations précieuses (
  A5). La leçon sur la communication éthique (C5) a été cruciale. La rapidité de conception des éléments tangibles a confirmé que des discussions approfondies en amont permettent une exécution efficace.

• Regard Social/Relationnel (Gestion de crise A2, Communication A6) :
  C'est ici que se situe l'apprentissage le plus profond. La crise a mis en lumière :
  
  • Mon rôle de médiateur : J'ai tenté d'apaiser les tensions et de trouver un compromis viable pour que la présentation ait lieu. Je suis content d'avoir pu amener cette touche diplomatique et de résoudre ces questions difficiles de dynamique d'équipe avant que cela ne devienne une crise ouverte devant le jury.
  • Les causes : Le manque de communication et d'alignement en amont entre mes coéquipiers sur la rédaction du rapport. Ma propre optimisation du temps, en tant qu'étudiant à temps partiel avec beaucoup d'autres engagements, m'a fait rater un dynamique important de groupe qui m'a coûté cher. J'aurais pu participer plus en amont, et par exemple être plus impliqué dans la rédaction du rapport.
  • Les conséquences : Une présentation finale moins aboutie et une forte tension.

• Regard sur l'Apprentissage (pour moi personnellement) :
  • La leçon la plus importante est la nécessité d'une vigilance constante sur la dynamique de groupe. J'aurais dû faire plus de "check-in" avec l'équipe, pas forcément en prenant beaucoup plus de temps, mais en ayant une idée claire de leur état tout le long de la rédaction du rapport.
  • L'optimisation du temps a ses limites et ne doit pas se faire au détriment de la cohésion.
  • Cette expérience a renforcé ma compréhension de la complexité des relations humaines en projet et de l'importance des compétences en communication et gestion de conflit (A2, A6).

VIII. Mise en Perspective et Prochaines Étapes

La phase de prototypage et de test du projet SSUE MMR a été très enrichissante. J'ai appris l'importance d'une bonne communication et d'un bon alignement avec l'équipe, l'importance d'être en personne pour avoir des sessions de brainstorming approfondies, et l'importance d'une communication claire lorsque l'on construit quelque chose qui n'est pas encore prouvé scientifiquement, afin de bien prendre en compte les enjeux sociétaux et environnementaux (C5).

Cependant, l'expérience la plus marquante restera la gestion de la crise d'équipe. Elle souligne que les compétences techniques doivent être complétées par de solides compétences interpersonnelles (A2, A6). Pour l'avenir, je serai beaucoup plus vigilant sur les dynamiques de groupe et chercherai à instaurer des mécanismes de vérification plus fréquents. Je suis vraiment reconnaissant envers l'équipe et les professeurs, ainsi qu'envers les gens du SSUE de nous avoir embarqués dans cette incroyable aventure, y compris dans ses aspects les plus complexes.